Come gestire archiviazione e allegati
Il modulo gestisce le procedure di archiviazione e consultazione delle stampe e degli allegati, offrendo una consultazione pratica e funzionale dei documenti.
L'utente può salvare e consultare i documenti e gli allegati in ogni momento, indipendentemente dall'operazione che si sta svolgendo; questo consente una gestione dinamica e integrata dei contenuti e delle funzionalità della procedura.
L'archiviazione dei documenti richiede necessariamente che a ogni tipo sia associata la relativa classe documentale; l'archiviazione avviene nel momento della stampa definitiva del documento, o della ristampa, se nella finestra di dialogo Stampa è selezionato l'apposito campo.
Gli allegati, invece, possono essere file di qualsiasi tipologia e sono associabili a entità predeterminate nella procedura; è possibile acquisire un file di immagine anche tramite scanner e allegarlo direttamente all'entità selezionata.
Oltre alla possibilità di ricercare i documenti e gli allegati tramite l'apposita funzione di Esplora Archivio è possibile, per ogni documento o entità, visualizzare la stampa archiviata o i file allegati ad esso.
Entità
L'archiviazione delle stampe è prevista per:
- Documento di Vendita
- Documento di Acquisto
- Ordine da Cliente
- Ordine a Fornitore
- Offerte Clienti
- Registri I.V.A.
- Libro Giornale
La stampa archiviata per un documento è visualizzabile attraverso la funzione di ricerca prevista dal modulo oppure direttamente dal documento richiamando il sottomenu con il tasto destro del mouse e selezionando la voce Stampe Archiviate: il comando Visualizza stampa archiviata richiama la stampa definitiva del documento, o la ristampa, in formato pdf, mentre la voce Gestisci stampe archiviate apre la funzione di ricerca con i filtri già impostati sui dettagli del documento.
Le stampe archiviate dei Registri IVA e del Libro Giornale sono visualizzabili dalle relative scelte, oppure richiamando il sottomenu con il tasto destro del mouse e selezionando la voce Gestisci stampe archiviate è possibile accedere alla funzione di ricerca dove è possibile visualizzare tutte le stampe archiviate per tipologia di registro o per tutti i registri e per il libro giornale.
Le gestione degli allegati è prevista per:
- Documento di Vendita
- Documento di Acquisto
- Ordine da Cliente
- Ordine a Fornitore
- Offerte clienti
- Movimento di magazzino
- Movimento di contabilità
- Effetto
- Cliente
- Fornitore
- Articolo
- Listino di vendita
- Listino di acquisto
- Azienda
- Campagna
- Tipo Evento/Attività
- Tipo Opportunità
- Lead
- Evento Agenda
- Attività Agenda
- Opportunità
La gestione degli allegati per un'entità avviene attraverso le voci del sottomenu Gestione Allegati richiamabile con il tasto destro del mouse:
- Nuovo allegato: è possibile allegare un file all'entità attraverso tre modalità: Acquisisci da file, Acquisisci da scanner oppure trascinando il file sulla barra di notifica posta nella parte inferiore delle finestre di dialogo delle entità che prevedono la gestione degli allegati
- Lista allegati recenti: richiama l'elenco degli ultimi 10 allegati all'entità, in ordine decrescente di data archiviazione, che possono essere visualizzati direttamente dalla voce di sottomenu
- Gestisci allegati: richiama la funzione di ricerca con i filtri già impostati sui dettagli dell'allegato
Le entità per le quali è possibile impostare degli allegati prevedono anche l'associazione di un file di testo nel quale riportare annotazioni di qualsiasi tipo. La funzione è presente nel sottomenu richiamabile con il tasto destro del mouse, selezionando la voce Post-X.
La funzione del sottomenu per allegare documenti e inserire Post-X non è abilitata in fase d'inserimento dell'entità, ma solo a entità confermata e registrata. Allo stesso modo, per i documenti di acquisto/vendita già consolidati non è possibile inserire allegati e/o Post-X.
Prima di cominciare la gestione operativa dell'archiviazione è consigliabile verficare le impostazioni presenti nella voce di menu Parametri archiviazione e allegati.