Parametri Acquisizione Fattura Elettronica di Acquisto
Scheda Principali Scheda Compilazione documento contabile Scheda Import da cartella Scheda Archiviazione (G1ADA)
La compilazione di questi parametri, è richiesta per l'utilizzo della procedura guidata (wizard) di acquisizione dei documenti elettronici di acquisto.
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Cliccando sul pulsante si accede alla finestra Codici SdI dove è possibile inserire un elenco dei “Codici destinatario SdI” gestiti dall’azienda.
La scheda Principali racchiude prevalentemente le opzioni che impattano sul comportamento del wizard e quindi sull'interattività con l'utente; la scheda Compilazione documento contabile invece riguarda gli aspetti legati alla creazione del movimento contabile derivante dal documento ricevuto.
Scheda Principali
Parametri Acquisizione Fattura Elettronica di Acquisto
All'interno della sezione "Apprendimento", viene data la possibilità di disattivare i meccanismi di apprendimento automatico (opzione "Disattiva apprendimento automatico") e di proporre o meno i valori appresi secondo questi stessi meccanismi ("Disattiva impostazione valori appresi").
La sezione "Opzioni" permette di impostare il tipo di foglio di stile da utilizzare per la visualizzazione del documento durante la procedura ("Visualizzazione foglio di stile"), oppure di nasconderlo disattivando l’opzione "Mostra documento con foglio di stile all’apertura del wizard".
L'opzione "Foglio di stile per la stampa massiva" permette di scegliere quale foglio di stile utilizzare per la eseguire la stampa massiva. Sono disponibili il “Foglio di stile SDI - Standard” o il “Foglio di stile SDI- Assosoftware (ASW)” (scelta predefinita).
L'opzione "Consenti "Presa visione"nella scelta di visualizzazione del file xml" consente di poter impostare la presa visione direttamente in fase di visualizzazione del file xml.
Il campo "Mesi ricezione fatture elettroniche Digital Hub“ permette di definire il numero di mesi precedenti la data di sistema per cui si intende scaricare le fatture dal Digital Hub. Il valore attualmente proposto dalla procedura è di due mesi , ma è possibile impostare fino ad un massimo di 6 mesi. Questo parametro influenza la scelta “Acquisizione documenti di acquisto da Digita Hub” per cui saranno “richiesti” all’Hub e quindi visualizzati solo i
documenti di “n” mesi precedenti la data di sistema.
L'opzione "Disattiva procedura rapida" consente di inibire l'utilizzo del pulsante "Acquisizione rapida" che compare quando la procedura è in grado autonomamente di effettuare la contabilizzazione in pochissimi click.
L'"Ufficio destinatario ASW", nella sezione "Destinatario FE", da compilare con i riferimenti dell’ufficio destinatario della fattura elettronica (dato eventualmente concordato tra le parti) e da utilizzarsi per attivare un controllo di coerenza aggiuntivo, qualora sia presente nel documento.
Scheda Compilazione documento contabile
Parametri Acquisizione Fattura Elettronica di Acquisto
In questa scheda ritroviamo prevalentemente i parametri che impattano sul movimento contabile risultante al termine della procedura di acquisizione.
Scheda Generali
La "Data di registrazione predefinita" è quella che la procedura proporrà in fase di registrazione del movimento contabile; le opzioni possibili sono:
- Assegna ultima data di registrazione;
- Assegna la data di sistema;
- Assegna la data di ricezione.
L'opzione "Contabilizza documenti" definisce la modalità di contabilizzazione da proporre durante il wizard di acquisizione, ed è possibile scegliere di contabilizzare:
Viene inoltre richiesto di indicare una causale contabile (dato obbligatorio), che gestisca i pagamenti, da utilizzare per la contabilizzazione del giroconto abbuoni/arrotondamenti/sconti finanziari, anch'essa da proporre durante l'acquisizione qualora il documento contenga la valorizzazione di tali importi.
Attivando invece l'opzione "Se non è possibile individuare una contropartita imposta quella indicata nei Parametri Acquisti", si modifica il comportamento del wizard richiedendo l'utilizzo della contropartita generica indicata nei Parametri Acquisti (scheda "Altri dati", sottoscheda "Contropartita"), qualora la procedura non sia in grado di individuarne una specifica.
L'opzione “Imposta in automatico la data della liquidazione in base al DL 119/18 se la fattura elettronica non riporta i riferimenti a DDT (solo per fatture da DH)” permette di automatizzare la compilazione della data di liquidazione I.V.A. e del riferimento normativo "fattura da liquidare (DL 119/18)".
La proposizione dei valori automatici della data liquidazione e del riferimento normativo viene fatta solo per le fatture immediate, che non contengono riferimenti a documenti di trasporto. Il calcolo della data liquidazione avviene prendendo in considerazione la periodicità del versamento dell'I.V.A. mensile/trimestrale, la data documento, la data di ricezione e la data registrazione. Tenuto conto di tutti questi valori, la data liquidazione viene proposta solo se ricade in un periodo di liquidazione differente rispetto alla data registrazione. La data liquidazione non viene rielaborata al variare dei dati che ne permettono il calcolo ma solo nella fase iniziale.
L'opzione “Imposta in automatico la data della liquidazione in base al DL 328/97 (solo per fatture da DH)” permette di automatizzare la compilazione della data di liquidazione I.V.A. e del riferimento normativo "Fattura differita da D.d.T. (DL 328/97)".
La proposizione dei valori automatici della data liquidazione e del riferimento normativo viene fatta per le fatture differite e per le fatture con i riferimenti ai documenti di trasporto. Il calcolo della data liquidazione avviene prendendo in considerazione la periodicità del versamento dell'I.V.A. mensile/trimestrale, la data documento, la data di ricezione e la data registrazione. Tenuto conto di tutti questi valori, la data liquidazione viene proposta solo se ricade in un periodo di liquidazione differente rispetto alla data registrazione. La data liquidazione non viene rielaborata al variare dei dati che ne permettono il calcolo ma solo nella fase iniziale.
Nota
Confermando la selezione di questi valori, viene consigliata per la data di registrazione predefinita l'opzione “Assegna la data di ricezione”; questo perché se la fattura è stata ricevuta nello stesso mese di emissione non ha necessità di essere anticipata, mentre se è stata ricevuta nel mese successivo viene correttamente registrata con la liquidazione I.V.A. anticipata al periodo precedente.
Scheda Pagamenti
Il codice della condizione di pagamento non standard predefinita (dato obbligatorio), viene utilizzato in fase di acquisizione delle fatture elettroniche; indicando tale condizione le scadenze per i pagamenti saranno comunque compilate in base a quanto specificato nell’apposita sezione presente del documento elettronico.
All’interno del riquadro “Compilazione condizione di pagamento”, è possibile scegliere fra quattro diversi comportamenti:
Predefinito
Utilizza la condizione di pagamento specificata come predefinita.
Abbina sempre la condizione dell’anagrafica cli./forn.
Utilizza sempre la condizione presente nell’anagrafica del soggetto, indipendentemente da quanto contenuto nel documento elettronico.
Abbina la condizione dell’anagrafica cli./forn. se i dati del pagamento non sono stati indicati nella fattura
Utilizza la condizione presente nell’anagrafica del soggetto quando nel file XML manca completamente la sezione del pagamento.
Abbina la condizione dell’anagrafica cli./forn. se i dati del pagamento non sono stati indicati nella fattura o sono incompleti
Utilizza la condizione presente nell’anagrafica del soggetto sia quando nel file XML manca completamente la sezione del pagamento, sia quando è incompleta.
Scheda Import da cartella
Parametri Acquisizione Fattura Elettronica di Acquisto
Queste impostazioni permettono di automatizzare l'importazione dei documenti elettronici e rendere il processo di acquisizione più veloce. Abilitando l'import da cartella infatti, la procedura elaborerà automaticamente i file presenti nel percorso indicato, mostrandoli nella griglia dei documenti della Acquisizione documenti elettronici di acquisto da file accedendo alla scelta, oppure premendo l'apposito pulsante di importazione presente in essa.
Abilita import da cartella
Attiva la gestione dell'importazione automatica da cartella e permette di compilare i relativi parametri.
Cartella file da importare
Indicare il percorso della cartella contenente i file da importare.
Tipo di import
Permette di scegliere tra:
- Manuale (predefinito), che abilita il pulsante "Imp. file XML da cartella" nella scelta di acquisizione;
- Automatico, per far sì che la procedura importi automaticamente i file presenti nella cartella dei file da importare accedendo alla scelta relative all'acquisizione;
- Entrambi, per abilitare entrambi i tipi di import sopra riportati.
Cartella file errati
Specificare il percorso della cartella da utilizzare come appoggio per i file errati, che non verranno importati a causa della presenza di errori.
Gestione file importati
È possibile indicare il comportamento da adottare in seguito all'elaborazione dei file da parte della procedura, scegliendo tra:
- Mantieni i file nella cartella, che provvede a spostare i file dalla cartella di impostazione al percorso indicato;
- Elimina i file una volta importati (dalla cartella di importazione).
Nota
I percorsi delle cartelle qui indicate non devono coincidere, ed è necessario differenziarli anche a livello di contesto (acquisti e vendite).
Le cartelle devono inoltre essere esistenti e raggiungibili; pertanto, qualora l’installazione di Gestionale 1 sia in rete, occorrerà condividere in lettura e scrittura le cartelle indicate, così da poter importare i file da tutte le postazioni di lavoro, impostandone le necessarie autorizzazioni per garantire l’accesso a tutti gli utenti.
Scheda Archiviazione (G1ADA)
Parametri Acquisizione Fattura Elettronica di Acquisto
Le opzioni qui riportate sono abilitate solo in presenza del modulo Archiviazione documentale e allegati (G1ADA). I meccanismi di archiviazione entreranno in gioco sia effettuando l'acquisizione del documento tramite wizard (pulsante Acquisisci documenti), sia con l’associazione manuale al movimento contabile (pulsante Associa a mov.con.). È inoltre sempre possibile, a prescindere dall'impostazione dei parametri, effettuare l'archiviazione manuale di un documento elettronico selezionandolo nella scelta di acquisizione da file e premendo il pulsante "Archivia documenti", oppure effettuando click destro su di esso e selezionando la voce "Archivia documento".
Archivia automaticamente documenti in stato "Acquisito"
Se attiva, l'opzione consente di archiviare automaticamente le fatture in formato XML in seguito al loro passaggio in stato acquisito. Affinché l'automatismo funzioni correttamente, è necessario compilare la classe documentale per i documenti elettronici di acquisto nella scelta Parametri Archiviazione e allegati (scheda Associazione classi documentali).
Allega tutti i file associati alla fattura ricevuta dal Digital Hub (dopo associazione/acquisizione)
Se attiva permette di allegare al documento elettronico, dopo averlo contabilizzato, anche tutti gli altri file (in formato compresso) presenti sul proprio ambiente Digital Hub che sono stati elaborati durante l’iter del documento digitale, come ad esempio le notifiche.