Introduzione Estratti Conto (menu Contabilità)
Questa sezione del manuale tratta degli aspetti generali riguardanti il modulo Estratti Conto.
Verranno presi in esame i seguenti argomenti:
Caratteristiche della procedura
Il modulo Estratti Conto è una parte integrante del modulo Contabilità e viene installato automaticamente quando si installa quest'ultimo. E' possibile scegliere se aggiornare gli Estratti Conto selezionando l'apposita opzione nella scheda "Aggiornamento Dati" nei Parametri Sistema. Quindi il modulo Contabilità può essere usato separatamente o in abbinamento al modulo Estratti Conto.
Nota La gestione degli Estratti Conto è obbligatoria per coloro che gestiscono l'esigibilità I.V.A. per cassa o differita.
E' possibile iniziare l'utilizzo degli Estratti Conto una volta che si è già iniziato ad utilizzare il modulo Contabilità: sono infatti previste le funzioni per immettere partite "fuori contabilità" (Immissione Partite) e per caricare i saldi contabili dei clienti e dei fornitori ad una certa data (Carica Saldi).
Lo scopo del modulo Estratti Conto è quello di gestire una completa contabilità a partite aperte di clienti e fornitori. Per partita si intende una variazione positiva o negativa (credito o debito) subita da un determinato cliente o fornitore. La partita si dichiara aperta nel momento in cui viene registrata e rimane tale finché non viene saldata, mentre per chiuderla è necessario inserire una o più operazioni di segno opposto che vadano a pareggiare perfettamente l'importo acceso.
Le operazioni sugli Estratti Conto possono essere registrate in diversi modi:
- automaticamente durante l'inserimento delle registrazioni contabili (Gestione Movimenti) servendosi di causali che aprono o chiudono le partite e indicando gli opportuni codici di pagamento, indispensabili per la creazione delle partite
- automaticamente durante il consolidamento delle fatture emesse con il modulo Vendite e durante il consolidamento degli effetti (anche in questi casi le partite vengono create partendo dalle condizioni di pagamento utilizzate)
- automaticamente durante il consolidamento delle fatture ricevute con il modulo Acquisti
- separatamente mediante il comando Immissione Partite presente nel modulo
La procedura prevede l'interrogazione e la stampa delle partite aperte, dello scadenzario, sia ordinando le partite in base al tipo di pagamento che in base alla data di scadenza, la stampa della situazione scaduto e la stampa delle lettere di sollecito ai clienti (inviabili anche tramite email).
Prime operazioni
Dopo l'installazione del programma Estratti Conto le operazioni da eseguire sono le seguenti:
- Inserire i dati di base nell'Anagrafica Clienti
- Inserire i dati di base nell'Anagrafica Fornitori
- Inserire i dati di base nella tabella Condizioni Pagamento
- Inserire i dati di base nella tabella Causali Contabili
- Compilare i Parametri Estratti Conto con i dati necessari per stampare le lettere di sollecito ai clienti. Si possono utilizzare i modelli di sollecito standard oppure dei modelli creati a piacere in precedenza dall'utente.
Nota Molte tabelle già pronte per essere utilizzate (Archivi di Base) vengono fornite insieme alle procedure e possono comunque essere completate o integrate dall'utente.
Inizio lavori
Se il modulo Estratti Conto viene abilitato dal momento in cui si installa il programma tutte le operazioni di acquisto e di vendita vengono trasferite anche sugli Estratti Conto clienti e fornitori. Se si inizia, invece, ad utilizzare il modulo con la contabilità già avviata si possono inserire manualmente i documenti di acquisto e di vendita emessi da inizio esercizio utilizzando il comando Immissione Partite. E' consigliabile eseguire tale operazione per costruire la situazione dettagliata attuale di debiti e crediti per ciascun cliente e fornitore. Se invece si desidera caricare solo il saldo attuale di ciascun cliente e fornitore (senza dettaglio delle partite) è possibile farlo velocemente con una sola operazione mediante il comando Carica Saldi.
Tempificazione delle attività
Operazioni Giornaliere
- Immissione Partite (se si desidera inserire manualmente fatture o pagamenti da non registrare in Contabilità)
- Interroga Partite Aperte
- Situazione Crediti/Debiti e Situazione Scaduto per avere sempre sotto controllo la situazione delle partite
E' consigliabile controllare ogni giorno la situazione di debiti e crediti di ciascun cliente e fornitore utilizzando le funzioni di interrogazione e di stampa presenti nel modulo per sapere se le partite vanno a buon fine oppure se risultano scadute.
Operazioni Periodiche
Per le partite scadute e non ancora saldate vengono inviate le lettere ai clienti, con testo differenziato a seconda del grado di sollecito, per chiedere di effettuare il pagamento nel più breve tempo possibile.
Periodicamente è utile lanciare la riorganizzazione degli archivi al fine di eliminare le partite chiuse cioè saldate dal debitore o incassate dal creditore. In tal modo l'archivio delle partite risulterà alleggerito e ne deriveranno vantaggi in termini di velocità e di maggior efficienza del programma.