Gestione Inventario fisico e rettifiche inventariali
Come gestire il magazzino Menu Rettifiche Inventariali
Con il termine inventario viene indicato sia il processo di conteggio dei prodotti esistenti in una certa data in magazzino, sia il documento in cui vengono riportate le giacenze e il loro valore.
Si parla di inventario fisico o di fatto per intendere che l'utente si trova concretamente in magazzino e si contano quanti pezzi, di ogni articolo trattato, sono presenti.
Di norma un inventario fisico avviene secondo la seguente operatività:
- entrate ma non ancora coperte da fattura
- già fatturate ma non ancora arrivate.
Scopo dell'inventario fisico è quello di rilevare eventuali differenze rispetto ai dati che risultano dalla contabilità di magazzino dell'azienda. Ad esempio, può accadere che le schede di magazzino evidenzino delle quantità di merci che di fatto non sono presenti in magazzino.
Da che cosa possono dipendere queste divergenze?
Innanzitutto da errori di registrazione: ad esempio un movimento non è stato registrato o è stato registrato più volte, o si è sbagliato ad indicare la quantità di merce entrata o uscita.
Inoltre è possibile che vi siano stati dei cali naturali delle merci in rimanenza, oppure vi possono essere stati piccoli ammanchi o furti dei quali non ci si è resi conto e che non sono stati registrati contabilmente.
Quando si effettua l'inventario?
L'inventario di magazzino può essere effettuato in qualunque momento: in genere vengono effettuati inventari di verifica periodici, ma particolare significato assume l'inventario di fine esercizio che serve a chiudere l'esercizio di magazzino appena trascorso e ad aprire il nuovo esercizio con la rilevazione dell'esistenza iniziale. Prima di procedere con la chiusura dell'esercizio, è indispensabile effettuare l'inventario di fine esercizio di tutti i magazzini dell'azienda.
L'inventario di magazzino si fa non solo per contare le quantità rimanenti ma anche per conoscere l'utile sulle vendite. L'utile sulle vendite è la differenza tra il ricavo e il costo dei prodotti venduti. Ma non basta quindi fare la differenza tra le vendite e gli acquisti, ma occorre confrontare il valore del magazzino all'inizio e alla fine dell'anno. Ad esempio se il valore del magazzino scende, significa che si è venduto non solo quanto acquistato quest'anno ma anche parte di quanto acquistato gli anni precedenti, quindi con un costo dei prodotti venduti maggiore e un utile minore. Viceversa se il valore del magazzino è in crescita, significa che parte dei prodotti acquistati quest'anno sono rimasti invenduti, con un costo di quelli venduti minore e con un utile maggiore.
Nel processo di rilevazione e di redazione del bilancio si ravvisa sia una responsabilità a capo del supervisore che degli addetti al conteggio; la procedura di gestione deve essere precisa e accorta: si consideri ad esempio l'importante precauzione di non far sapere agli addetti al conteggio i quantitativi delle giacenze virtuali.
La gestione dell'inventario fisico (che nel seguito chiameremo rilevazione inventariale per evitare confusione tra processo e documento), prevede i seguenti passaggi:
Se il magazzino risulta gestito a lotti il conteggio viene fatto sui lotti e le rettifiche vengono operate anche sulle giacenze dei lotti (mediante creazione dei movimenti lotti di rettifica).
Flusso delle operazioni inerenti l'effettuazione delle rettifica inventariale
In questa fase preparatoria si può decidere di suddividere l'insieme delle merci in una o più “aree da conteggiare”, che definiremo Sezioni. Di norma ogni area verrà rilevata da uno specifico addetto: ad esempio è possibile indicare ai diversi addetti di quali luoghi fisici occuparsi (magazzini o ubicazioni) oppure si può indicare il tipo di articolo (ad esempio la Categoria Merceologica).
Su ogni sezione viene anche indicato il metodo che verrà utilizzato per l'inserimento dei dati: Manuale o Import automatico da terminalino.
La fase di preparazione continua fino a quando tutte le sezioni necessarie sono state inserite.
L'elaborazione prevede la realizzazione della fotografia delle giacenze virtuali tramite la scelta Genera Fotografia Inventariale) per tutti gli elementi in gioco (magazzino - articolo - lotto) e, solo se la rilevazione è manuale, le tabelle per la compilazione dei dati corrispondenti ai prospetti stampati.
La rilevazione passa dallo stato In preparazione allo stato Generato.
Se una combinazione magazzino - articolo - lotto è presente in più sezioni i relativi quantitativi vengono sommati tra di loro e viene comunque riportato in una colonna il numero di sezioni che hanno concorso alla generazione del dato.
La scelta preposta è Genera Rettifiche Inventariali, dove si possono decidere tre comportamenti:
La rilevazione passa in stato Chiuso e non è più modificabile.
A questo punto, se fosse necessario ripetere la rettifica, bisognerebbe eliminare prima manualmente i movimenti di magazzino generati e ripetere tutto il processo.
Come gestire il magazzino Menu Rettifiche Inventariali
Con il termine inventario viene indicato sia il processo di conteggio dei prodotti esistenti in una certa data in magazzino, sia il documento in cui vengono riportate le giacenze e il loro valore.
Si parla di inventario fisico o di fatto per intendere che l'utente si trova concretamente in magazzino e si contano quanti pezzi, di ogni articolo trattato, sono presenti.
Di norma un inventario fisico avviene secondo la seguente operatività:
- Nomina di un revisore inventario che visita tutti i reparti e assiste ai conteggi
- Fornitura documenti di conta prenumerati (documenti inventariali) su cui non compaiono le giacenze
- Fermo della produzione e della movimentazione delle merci
- Doppia conta da parte di due persone diverse
- Annotazione gli estremi delle merci obsolete, danneggiate o avariate
- Accertamento delle merci:
- entrate ma non ancora coperte da fattura
- già fatturate ma non ancora arrivate.
- Controllo dei documenti inventariali rientrati
- Supervisione finale del responsabile
Scopo dell'inventario fisico è quello di rilevare eventuali differenze rispetto ai dati che risultano dalla contabilità di magazzino dell'azienda. Ad esempio, può accadere che le schede di magazzino evidenzino delle quantità di merci che di fatto non sono presenti in magazzino.
Da che cosa possono dipendere queste divergenze?
Innanzitutto da errori di registrazione: ad esempio un movimento non è stato registrato o è stato registrato più volte, o si è sbagliato ad indicare la quantità di merce entrata o uscita.
Inoltre è possibile che vi siano stati dei cali naturali delle merci in rimanenza, oppure vi possono essere stati piccoli ammanchi o furti dei quali non ci si è resi conto e che non sono stati registrati contabilmente.
Quando si effettua l'inventario?
L'inventario di magazzino può essere effettuato in qualunque momento: in genere vengono effettuati inventari di verifica periodici, ma particolare significato assume l'inventario di fine esercizio che serve a chiudere l'esercizio di magazzino appena trascorso e ad aprire il nuovo esercizio con la rilevazione dell'esistenza iniziale. Prima di procedere con la chiusura dell'esercizio, è indispensabile effettuare l'inventario di fine esercizio di tutti i magazzini dell'azienda.
L'inventario di magazzino si fa non solo per contare le quantità rimanenti ma anche per conoscere l'utile sulle vendite. L'utile sulle vendite è la differenza tra il ricavo e il costo dei prodotti venduti. Ma non basta quindi fare la differenza tra le vendite e gli acquisti, ma occorre confrontare il valore del magazzino all'inizio e alla fine dell'anno. Ad esempio se il valore del magazzino scende, significa che si è venduto non solo quanto acquistato quest'anno ma anche parte di quanto acquistato gli anni precedenti, quindi con un costo dei prodotti venduti maggiore e un utile minore. Viceversa se il valore del magazzino è in crescita, significa che parte dei prodotti acquistati quest'anno sono rimasti invenduti, con un costo di quelli venduti minore e con un utile maggiore.
Nel processo di rilevazione e di redazione del bilancio si ravvisa sia una responsabilità a capo del supervisore che degli addetti al conteggio; la procedura di gestione deve essere precisa e accorta: si consideri ad esempio l'importante precauzione di non far sapere agli addetti al conteggio i quantitativi delle giacenze virtuali.
La gestione dell'inventario fisico (che nel seguito chiameremo rilevazione inventariale per evitare confusione tra processo e documento), prevede i seguenti passaggi:
- Creazione ad una certa data di una "rilevazione inventariale" in cui viene conservata l'immagine delle giacenze (presunte) aggiornate all'ultima registrazione di magazzino.
- Suddivisione del conteggio in sezioni: ogni sezione copre una parte delle merci da rilevare e nel caso della rilevazione manuale coincide con il prospetto che viene assegnato all'addetto per il conteggio
- Compilazione giacenze reali delle sezioni (manuale o mediante import dai file generati con i terminalini)
- Confronto interattivo tra i dati reali (ottenuti aggregando i dati delle sezioni) e quelli previsti e generazione automatica dei movimenti di magazzino (carichi/scarichi) di rettifica.
Se il magazzino risulta gestito a lotti il conteggio viene fatto sui lotti e le rettifiche vengono operate anche sulle giacenze dei lotti (mediante creazione dei movimenti lotti di rettifica).
Flusso delle operazioni inerenti l'effettuazione delle rettifica inventariale
- Fase preparatoria
In questa fase preparatoria si può decidere di suddividere l'insieme delle merci in una o più “aree da conteggiare”, che definiremo Sezioni. Di norma ogni area verrà rilevata da uno specifico addetto: ad esempio è possibile indicare ai diversi addetti di quali luoghi fisici occuparsi (magazzini o ubicazioni) oppure si può indicare il tipo di articolo (ad esempio la Categoria Merceologica).
Su ogni sezione viene anche indicato il metodo che verrà utilizzato per l'inserimento dei dati: Manuale o Import automatico da terminalino.
La fase di preparazione continua fino a quando tutte le sezioni necessarie sono state inserite.
- Inizio del fermo magazzino
- Generazione immagine del magazzino
L'elaborazione prevede la realizzazione della fotografia delle giacenze virtuali tramite la scelta Genera Fotografia Inventariale) per tutti gli elementi in gioco (magazzino - articolo - lotto) e, solo se la rilevazione è manuale, le tabelle per la compilazione dei dati corrispondenti ai prospetti stampati.
La rilevazione passa dallo stato In preparazione allo stato Generato.
- Stampa dei prospetti
- Conteggio da parte degli addetti
- Fine del fermo magazzino
- Inserimento dati rilevati
- Eventuale rigenerazione
- Confronto
Se una combinazione magazzino - articolo - lotto è presente in più sezioni i relativi quantitativi vengono sommati tra di loro e viene comunque riportato in una colonna il numero di sezioni che hanno concorso alla generazione del dato.
La scelta preposta è Genera Rettifiche Inventariali, dove si possono decidere tre comportamenti:
- Azzerare il confronto quindi tornare alla fase di inserimento dati annullando tutte le modifiche che si sono operate durante il confronto
- Salvare il confronto e mantenere congelata la situazione per riprendere in un momento successivo
- Generare le rettifiche (e quindi passare allo stato successivo: Chiuso)
- Generazione rettifiche
La rilevazione passa in stato Chiuso e non è più modificabile.
A questo punto, se fosse necessario ripetere la rettifica, bisognerebbe eliminare prima manualmente i movimenti di magazzino generati e ripetere tutto il processo.