Gestione Movimenti
Gestione dei movimenti provvisori/previsionali e della competenza economica
Stato iniziale movimenti
In base alla causale contabile indicata per l'inserimento del movimento viene stabilito lo stato del movimento stesso:
- Confermato: è il movimento reale a tutti gli effetti.
- Provvisorio: il movimento di tipo provvisorio rappresenta una registrazione contabile che non viene stampata nel Libro Giornale, ma può essere considerata nelle stampe di controllo e nel bilancio al fine di ottenere delle simulazioni contabili. In base al risultato, tali registrazioni possono essere confermate o cancellate. Lo scopo è quello di memorizzare informazioni preventivate legate ad esempio a salari e stipendi, oneri futuri, affitti attivi e passivi, spese varie, rate di mutui e leasing, transazioni bancarie certe di cui non si ha ancora la certificazione. I movimenti provvisori possono quindi scaturire da operazioni conosciute dall'azienda perché decise all'interno, o perché ripetitive (per esempio leasing), o perché in scadenza (per esempio utenze), o perché comunicate da clienti (per esempio incassi), oppure movimenti desunti da remote banking o da attestazioni bancarie certificabili ma non ancora contabilizzati.
- Previsionale: identifica un movimento probabile ma non ancora accaduto registrato allo scopo di formulare stime previsionali del bilancio. Si tratta di scritture extracontabili che integrandosi alle scritture effettive permettono di valutare quale sarà l'andamento dei flussi di cassa e quindi della liquidità aziendale nel futuro prossimo. Come i provvisori, i movimenti previsionali non compaiono sul Libro Giornale, ma vengono inclusi a discrezione dell'utente nelle stampe di controllo e nei bilanci.
Gli stati Provvisorio e Previsionale sono attribuibili esclusivamente a causali di tipo Prima nota che non movimentano le partite clienti/fornitori.
In fase di inserimento dei movimenti in contabilità, se la causale prevede uno stato movimento differente da confermato, i record nella griglia di visualizzazione vengono evidenziati con colore blu (per i previsionali) e rosso (per i provvisori), inoltre nel titolo della finestra è specificata la dicitura Provvisorio o Previsionale.
Se il movimento è stato inserito in stato "provvisorio", è possibile confermare il movimento, per farlo diventare definitivamente "confermato" selezionando la voce Conferma movimento dal menu popup attivabile tramite tasto destro del mouse. L'operazione di conferma si può eseguire cumulativamente su più movimenti utilizzando la scelta Conferma Movimenti Provvisori.
Per quanto riguarda la gestione delle date di competenza si considerino i comportamenti operativi di seguito descritti.
Causale che gestisce la prima nota
Se la causale contabile non gestisce il periodo di competenza le date di inizio e fine competenza non vengono mostrate ma vengono comunque compilate impostando per entrambe la data di registrazione. Se la causale gestisce la competenza vengono abilitate le date di competenza sulle righe ed è possibile la loro modifica. Se è previsto un criterio di calcolo per le date di competenza le date vengono calcolate in automatico in base alla data di registrazione.
Le date di competenza sono modificabili sia in inserimento che in modifica. Se il movimento è già stato assestato (ovvero è già stato generato il relativo rateo o risconto), sulla conferma della registrazione le scritture di assestamento dell'esercizio corrente vengono cancellate e reinserite. Se non si specifica la causale il movimento avrà lo stato confermato e la competenza non sarà gestita.
Per le registrazioni che presentano solo il conto dare o il conto avere il periodo potrà essere impostato in modo generico per entrambe le righe, altrimenti, se la riga comprende sia il conto dare che il conto avere, viene reso disponibile un pulsante "Comp." che consente di accedere ad una finestra dove è possibile indicare i due periodi distinti per ogni sezione. Se il periodo è diverso dalla data di registrazione il pulsante è caratterizzato da un segno di spunta.
Causale che gestisce i corrispettivi
Non è possibile gestire movimenti temporanei o indicare un periodo di competenza per quanto riguarda la gestione dei corrispettivi.
Causale che gestisce i documenti di acquisto e di vendita
La gestione della competenza per questo tipo di movimenti è gestita a livello di dettaglio.
Nelle righe di dettaglio, nella parte di gestione delle contropartite contabili è presente il pulsante "Comp." che permette di richiamare una ulteriore finestra per la definizione del periodo di competenza. Se il periodo è diverso dalla data di registrazione il pulsante è caratterizzato da un segno di spunta.
Caratteristiche in comune sia ai movimenti di prima nota che ai documenti
Premendo il tasto destro del mouse su un movimento avente causale che gestisce la competenza è possibile attribuire le date di competenza senza entrare in modifica diretta del movimento stesso.
E' consentito impostare le date di competenza anche sui movimenti contabili privi di causale contabile: tale comportamento va abilitato tramite opzione nei Parametri Contabilità (casella Abilita gestione delle date di competenza se la causale è vuota).
La finestra mostra tutte le righe di contropartita caratterizzate da conti economici e consente di impostare riga per riga la data di inizio e fine competenza. La modifica delle date comporta la rigenerazione delle eventuali scritture di assestamento legate al movimento.
La funzione è utile per i movimenti pregressi o quando i movimenti sono già stati stampati in definitivo sui registri fiscali e non è più possibile la normale modifica. Se il movimento è stato inserito in stato "provvisorio", è possibile confermare il movimento, per farlo diventare definitivamente "confermato" selezionando la voce Conferma movimento dal menu popup attivabile tramite tasto destro del mouse.
Un altro comportamento comune alle due tipologie di registrazione è la gestione dell'impostazione relativa al calcolo immediato e diretto delle scritture di assestamento relative ai risconti. Se l'utente, nella causale contabile ha stabilito di creare il movimento di assestamento in fase di conferma della registrazione, al termine della stessa vengono create la registrazione del risconto e la relativa riapertura. Le date utilizzate nella redazione di queste scritture sono quella di fine anno contabile per gli assestamenti, e la data di fine anno contabile aumentata di un giorno per le scritture di apertura. I movimenti di rettifica vengono generati in stato previsionale se il movimento di origine è in stato previsionale, provvisorio negli altri casi.
Se si è deciso, a livello di causale contabile, che le scritture di assestamento (risconti attivi e passivi, e relativi storni) relative al movimento non vengano create all'atto della conferma della registrazione, è possibile generarle successivamente tramite la scelta Gestione Scritture di Assestamento. Per generare i ratei attivi, ratei passivi e i relativi movimenti di storno occorre invece utilizzare sempre la scelta Gestione Scritture di Assestamento.
Se l'utente ha generato delle scritture di assestamento e vuole modificare il movimento di origine di tali scritture, lo può fare senza avvisi se gli assestamenti riguardano l'anno corrente perché il programma reinserisce le scritture corrette sulla conferma del movimento; viene invece avvisato se si tratta di risconti pluriennali con assestamenti già inseriti su più anni oppure se si tratta di ratei perché l'elaborazione può al massimo cancellare le scritture di assestamento precedenti ma non le può inserire automaticamente.
E' previsto l'adeguamento delle date di competenza in seguito alla modifica della data di registrazione o del documento. Il programma infatti ricalcola automaticamente le date di inizio e fine competenza in base alla causale e alle nuove impostazioni. Se le date di inizio e fine competenza sono state già state variate manualmente in precedenza dall'utente non vengono più ricalcolate.
Quando l'utente modifica manualmente le date di competenza, in fase di inserimento riga, viene chiesto se riportare queste date per le successive righe da inserire. Se l'utente ha abilitato la gestione della contabilità analitica, automaticamente la gestione movimenti contabili inserisce in contabilità analitica sui relativi movimenti dei centri di costo anche il periodo di competenza e lo stato. E' possibile definire un periodo di competenza analitica differente da quello specificato dalla competenza contabile, in questo caso l'utente viene avvisato che si potrebbero ottenere risultati differenti tra il bilancio contabile e il bilancio analitico.
Per le registrazioni di assestamento (ratei, risconti e relativi storni) non viene generato nessun movimento di contabilità analitica.