Modelli invio e-mail documenti (menu Strumenti)
La scelta consente di definire i modelli di invio e-mail che è possibile associare a documenti e ordini di acquisto e di vendita, nonché alle offerte.
Tramite la definizione di un modello è possibile determinare le modalità con cui verrà compilata l’e-mail da inviare qualora si opti per la modalità di invio e-mail tra le possibili destinazioni di stampa.
Invia e-mail dal seguente account
Permette di indicare un account di posta elettronica dal quale effettuare l'invio per i soggetti che utilizzano un indirizzo di posta elettronica ordinario; l'indirizzo di posta del destinatario può essere reperito dall'anagrafica del soggetto, oppure dai suoi contatti, così come dagli indirizzi di spedizione ad esso associati. Vengono considerati indirizzi di posta elettronica ordinari tutti quelli per i quali non vi è l'opzione "PEC" attiva, tipicamente presente accanto al campo dell'indirizzo e-mail delle anagrafiche.
Invia PEC dal seguente account
Permette di indicare un account di posta elettronica dal quale effettuare l'invio per i soggetti che utilizzano un indirizzo di Posta Elettronica Certificata; l'indirizzo di posta del destinatario può essere reperito dall'anagrafica del soggetto, oppure dai suoi contatti, così come dagli indirizzi di spedizione ad esso associati. Vengono considerati indirizzi di Posta Elettronica Certificata tutti quelli per i quali è attiva l'opzione "PEC", tipicamente presente accanto al campo dell'indirizzo e-mail delle anagrafiche.
Per entrambe gli account mittente utilizzabili, è presente il pulsante 
che consente di interagire con il client di posta Microsoft Outlook, al fine di selezionare uno tra gli account di posta elettronica configurati all'interno del client. Oltre alla scelta dello specifico account da utilizzare come mittente, è anche possibile utilizzare la voce "<Account di posta predefinito>" (opzione di default); in tal caso sarà Outlook stesso a stabilire quale account utilizzare per l'invio in base alla propria configurazione.
Le opzioni descritte in precedenza sono utilizzabili sono se è attiva la spunta "Ottimizza invio per MS Outlook" presente nella sottoscheda e-mail della scelta Opzioni nel menu Strumenti.
Oggetto della e-mail
Indicare l’oggetto del messaggio di posta ed i criteri secondo i quali deve essere composto. E’ possibile utilizzare due modalità differenti per comporre l’oggetto del messaggio:
- Oggetto compilato manualmente: consente di specificare nell’apposito riquadro un testo libero da utilizzare come oggetto dell’e-mail;
- Oggetto calcolato automaticamente: viene utilizzato come oggetto del messaggio la descrizione del tipo documento per il quale si sta inviando l’e-mail.
Considera espressioni nel testo
Selezionando l’opzione Oggetto compilato manualmente è possibile fare in modo che l’applicativo consideri eventuali espressioni e formule presenti nel testo dell’oggetto, così come alcuni campi di database relativi al soggetto intestatario del documento o alla testata del documento stesso.
Le formule inserite nell’oggetto presenteranno la seguente convenzione di scrittura:
[%:espressione]
Inserisci formula
Permette di richiamare l’usuale maschera di compilazione delle espressioni, che consentirà di selezionare i campi e le funzioni utilizzabili nelle formule.
Testo della e-mail
Indicare il testo del messaggio di posta ed i criteri secondo i quali deve essere composto. E’ possibile utilizzare due modalità differenti per comporre l’oggetto del messaggio:
- Testo compilato manualmente: consente di specificare nell’apposito riquadro un testo libero da utilizzare come corpo dell’e-mail;
- Testo da file: viene utilizzato come corpo del messaggio il contenuto del file di testo (con estensione “.txt”) specificato; un’anteprima del suo contenuto sarà immediatamente disponibile per l’utente.
Nell’indicazione del percorso del file di testo sarà possibile utilizzare gli alias %path_file_dati% e %path_file_dati_azi% per far riferimento rispettivamente alla directory di installazione dei dati comuni del gestionale ed alla directory dei file dell’azienda corrente. Questo permetterà di poter indicare percorsi che non dipenderanno dall’azienda e dall’installazione di Gestionale 1 corrente e potranno essere copiati e/o trasferiti da un’azienda all’altra senza perdere la loro funzionalità.
Nel caso in cui si volesse fare riferimento ad un testo presente su file .txt e successivamente effettuarvi delle modifiche senza alterare il file originale, è possibile anche caricare il file mediante l’opzione “Testo da file” e passare successivamente all’opzione “Testo compilato manualmente”: in tal caso il contenuto del file caricato nella schermata verrà mantenuto e sarà possibile operare delle modifiche (che non si rifletteranno sul file ma rimarrano persistite solo negli archivi di Gestionale 1).
Considera espressioni nel testo
Selezionando l’opzione Oggetto compilato manualmente è possibile fare in modo che l’applicativo consideri eventuali espressioni e formule presenti nel testo dell’oggetto, così come alcuni campi di database relativi al soggetto intestatario del documento o alla testata del documento stesso.
Le formule inserite nell’oggetto presenteranno la seguente convenzione di scrittura:
[%:espressione]
Inserisci formula
Permette di richiamare l’usuale maschera di compilazione delle espressioni, che consentirà di selezionare i campi e le funzioni utilizzabili nelle formule.
Nota La funzionalità “Raggruppa documenti per clienti/fornitori”, presente nella sottoscheda E-mail nelle Opzioni - scheda Stampa non verrà considerata nel caso in cui il “Modello invio e-mail documenti” applicato per l’invio dell’e-mail abbia l’opzione “Considera espressioni nel testo” attiva per la compilazione del testo o dell’oggetto della e-mail, in quanto i campi espressi in tali formule farebbero erroneamente riferimento ad uno solo dei documenti raggruppati.