Export DocFinance (menu Tesoreria DocFinance)

Panoramica Introduzione Tesoreria DocFinance

La scelta permette l'esportazione verso DocFinance dei dati relativi a P.d.C. / anagrafiche e partite aperte.

È consigliabile eseguire sempre un'esportazione completa, quindi lasciando invariate le opzioni proposte dalla procedura, al fine di avere sempre la situazione aggiornata in DocFinance.

Nota Durante la procedura di export non è possibile utilizzare l'applicativo contemporaneamente su più postazioni di lavoro, si consiglia pertanto di svolgere l'operazione all'inizio o al termine della giornata lavorativa.

gif/OPZIONI.gifOpzioni della finestra di dialogo Export DocFinance

Dati da esportare

Piano dei conti (comprese le anagrafiche clienti/fornitori)

Selezionare l'opzione per esportare i sottoconti del P.d.C. e le anagrafiche dei clienti/fornitori.
Questi dati vengono riportati nel file di testo generato nella cartella di interscambio, creata in precedenza, il cui nome è stato indicato nel campo File export P.d.C./anagrafiche nei Parametri (ad esempio PDC.TXT).

Escludi clienti / fornitori non utilizzati

Selezionare l'opzione per escludere dall'elaborazione i clienti e fornitori che sono stati indicati come non utilizzati in anagrafica.

Partite aperte

Selezionare l'opzione per esportare le partite che risultano aperte (quindi quelle non incassate / pagate o chiuse parzialmente). Ogni singola scadenza viene identificata in maniera univoca nel file e questa chiave viene utilizzata sia in DocFinance per collegare alla singola partita gli incassi / pagamenti intervenuti sia in fase di import per generare la partita di chiusura dal movimento contabile.
Questi dati vengono riportati nel file di testo generato nella cartella di interscambio, creata in precedenza, il cui nome è stato indicato nel campo File export scadenze/dati prev. nei Parametri (ad esempio SCAD.TXT).

Dati previsionali

Selezionare l'opzione per esportare le scadenze dei dati previsionali (ordini clienti/fornitori non saldati e dei documenti di vendita/acquisto non consolidati), selezionati nella scheda Dati previsionali nei Parametri. L'opzione risulta abilitata solo se è stata selezionata almeno un'entità da esportare.
Questi dati vengono riportati nel file di testo generato nella cartella di interscambio, creata in precedenza, il cui nome è stato indicato nel campo File export scadenze/dati prev. nei Parametri (ad esempio SCAD.TXT).

Nota Vengono esportati tutti gli ordini fornitori/clienti e documenti di vendita/acquisto in base a quanto definito nei parametri senza considerare limiti temporali, pertanto vengono considerati tutti gli esercizi in linea dell'azienda di lavoro.
Prima di effettuare l'export, si consiglia di verificare che gli ordini fornitori/clienti siano saldati e i documenti di acquisto/vendita siano consolidati, in particolare quelli che non devono essere trasferiti a DocFinance (ad esempio, quando la merce non deve essere più consegnata al cliente oppure si è annullato un ordinativo al fornitore). A questo proposito, si ricorda che:

  • per gli ordini clienti è possibile generare una lista di prelievo compilando la quantità cancellata e successivamente eseguire la procedura "Genera Documenti" (menu "Ordini \ Ordini Clienti") lasciando vuoto il campo "Genera con tipo documento";
  • per gli ordini fornitori è possibile eseguire la funzione "Registra Rimessi" compilando la quantità cancellata e successivamente eseguire la procedura "Consolida Rimessi" (menu "Ordini \ Ordini Fornitori");
  • per i D.d.T. di vendita, che non devono generare le fatture, è possibile eseguire la procedura "Genera Fatture (Wizard)" con un tipo documento di vendita che non prevede il documento da generare;
  • per le fatture/note credito/note debito di vendita, che non devono essere contabilizzate (ad esempio, fattura pro-forma), è possibile eseguire la procedura "Consolida Documenti" con un tipo documento di vendita che non prevede la generazione delle partite, la causale contabile e il registro I.V.A.;
  • per i D.d.T. di acquisto e/o i resi fornitori, per i quali non si riceve la fattura/nota credito, è possibile eseguire la procedura "Passaggio stato D.d.T." per impostare lo stato "Da consolidare" e per eseguire la funzione "Consolida Documenti di Acquisto", al fine di storicizzare il documento;
  • per le fatture/note credito di acquisto, che non devono essere contabilizzate, è possibile eseguire la procedura "Consolida Documenti" con un tipo documento di acquisto che non prevede la generazione delle partite, la causale contabile e il registro I.V.A.

Inoltre, si consiglia anche di effettuare un controllo sugli archivi degli ordini fornitori/clienti e dei documenti di acquisto per verificare che non siano presenti anomalie.