Introduzione Tesoreria DocFinance
Il modulo gestisce il collegamento della procedura con il software di tesoreria SEDOC DocFinance.
DocFinance è un applicativo per la gestione anticipata di tesoreria aziendale, dei flussi di cassa e contiene anche i servizi Remote Banking Telemaco. È un prodotto realizzato da Sedoc Finance; per approfondimenti è possibile consultare il sito http://www.sedocfinance.net.
Permette l’elaborazione e la gestione di una notevole mole di informazioni necessarie sia per eseguire le operazioni quotidiane (disporre pagamenti, incassi, registrare la prima nota banche in contabilità, controllare le condizioni bancarie, ecc.) sia per consentire all’azienda di disporre delle informazioni utili per prendere decisioni (veicolare incassi e pagamenti verso istituti bancari con condizioni migliori, effettuare girofondi per ottimizzare i conti e minimizzare i costi bancari, ecc.) e per conoscere lo stato attuale e prospettico di salute finanziaria dell’azienda (il livello di indebitamento raggiunto, le previsioni finanziarie per i prossimi mesi, il tasso medio pagato alle banche sull’indebitamento, ecc.).
La gestione quotidiana della tesoreria fornisce una fotografia della situazione dei flussi, della disponibilità e dei fabbisogni. Poiché incorpora i servizi di corporate banking, DocFinance permette di interfacciarsi in modo diretto (on line) con le banche di cui l’azienda è cliente.
L’integrazione di Gestionale 1 con il software DocFinance consente di esportare il Piano dei Conti, le anagrafiche clienti/fornitori e le partite aperte da utilizzare in DocFinance per la registrazione delle operazioni bancarie, che verranno successivamente importate in Gestionale 1 come movimenti di prima nota, con l’eventuale generazione di partite di chiusura.
Pertanto, è prevista la creazione di una “cartella di interscambio” in cui:
- Gestionale 1 ha il compito di depositare i file di testo generati dall’esportazione dei dati relativi al Piano dei Conti (comprese le anagrafiche dei clienti/fornitori) e alle partite aperte, che verranno successivamente importati in DocFinance;
- DocFinance ha il compito di depositare il file di testo contenente le operazioni finanziarie intervenute nel software, che verranno importate in Gestionale 1 come movimenti contabili di prima nota con chiusura in acconto o a saldo delle eventuali partite clienti/fornitori correlate.
Gli incassi e i pagamenti, così come le operazioni bancarie, devono essere gestiti direttamente in DocFinance, mentre in Gestionale 1 vengono inserite le registrazioni che non movimentano la gestione della tesoreria (ad esempio, la compensazione tra cliente e fornitore se non implica la banca oppure lo storno di una fattura con la nota credito).
Esempio
Durante la giornata in Gestionale 1 si emettono le fatture di vendita, si registrano le fatture di acquisto e si registrano gli eventuali movimenti di cassa contanti, mentre in DocFinance si gestiranno le disposizioni di bonifici per il pagamento dei fornitori oppure si incasseranno gli assegni ricevuti dai clienti. Al termine della giornata lavorativa i due applicativi si scambieranno le informazioni gestite così da disporre della situazione aggiornata: in Gestionale 1 relativa agli incassi/pagamenti intervenuti in DocFinance e in DocFinance delle partite che risultano aperte.
Se l’incasso del cliente avviene con l’emissione di un effetto, è necessario attuare l’intera gestione degli effetti in Gestionale 1 (dall’emissione alla creazione del file telematico, fino al consolidamento con la chiusura della partita cliente). In DocFinance viene gestita la presentazione degli effetti, importando il file telematico predisposto da Gestionale 1, e l’accreditamento sul conto della banca gestendo appositi conti di transito.
Anche la gestione degli insoluti con la riapertura del cliente deve essere gestita direttamente in Gestionale 1, in quanto l’addebito insoluto in DocFinance viene gestito con un conto di transito generico.
Gli elementi principali relativi all’integrazione con DocFinance sono i seguenti:
- canalizzazione, che permette di individuare su quale conto dell’azienda si prevede di incassare o pagare la scadenza;
- giorni di ritardo, che consentono di calcolare quando, verosimilmente, si prevedono gli incassi e i pagamenti. Sono i giorni di ritardo (o anticipo) sui pagamenti e sugli incassi, che rettificano la data della scadenza calcolando la data valuta attesa;
- rating, che è il grado di affidabilità dei crediti (certezza degli incassi) e il grado di importanza dei debiti (priorità o derogabilità dei pagamenti);
- voci finanziarie, che consentono di motivare gli incrementi e i decrementi della liquidità.