Controlla Archivi FE
Grazie a questa funzione, specifica per i dati coinvolti nel processo di fatturazione elettronica, è possibile verificare in qualsiasi momento lo stato degli archivi relativi a:
- anagrafica aziende;
- tipi documento di vendita;
- banche azienda;
- condizioni di pagamento;
- codici I.V.A.;
- tipo cassa previdenziale per fatturazione elettronica (ritenute d'acconto);
- anagrafica clienti;
in merito ai quali verranno date indicazioni sulla mancanza o l'incorrettezza delle informazioni in essi contenute. Seguendo gli accorgimenti contenuti nelle eventuali segnalazioni fornite dalla scelta, una volta completati o rettificati i dati indicati, l'utente potrà emettere fatture elettroniche evitando di incorrere in errori in fase di compilazione o invio.
La funzione permette di effettuare due tipologie di controlli differenti, uno rapido ed uno più completo. Il controllo "rapido", attivabile selezionando l'opzione "Verifica codici utilizzati nei documenti recenti, a partire dal" e compilando una data limite (precompilata di default), verifica solo i dati relativi ai documenti elettronici già creati, a partire dalla data indicata (proposta in automatico come data di lavoro utilizzata, riferita all'anno precedente); analizzando i documenti inseriti nel corso del periodo considerato (es. ultimo anno), verranno verificati tutti gli elementi utilizzati in relazione alla fatturazione elettronica.
L'altra tipologia di controllo, più completo (opzione "Verifica completa"), prende invece in considerazione tutte le anagrafiche sopra elencate, a prescindere dal fatto che siano già state utilizzate o meno per emettere fatture elettroniche. Trattandosi chiaramente di una verifica più estesa, essa può richiedere tempistiche maggiori, in relazione alla dimensione degli archivi dell'azienda in uso. Qualora si desideri limitare la mole di dati soggetti a verifica, è possibile intervenire utilizzando un apposito filtro, che permette di specificare un intervallo per i soggetti da controllare in anagrafica clienti (l'archivio potenzialmente più corposo tra quelli analizzati).
La procedura di verifica archivi non si limita tuttavia ad un mero controllo dei dati, ma fornisce anche la possibilità di correggere eventuali anomalie. Attivando l'opzione "Ripara tabelle" infatti, quando il programma riconosce di avere dati sufficienti per effettuare la correzione, questa verrà proposta all'utente e messa in atto dopo successiva conferma. I dati possono essere reperiti o dagli stessi archivi di utilità di Gestionale 1, oppure attraverso un servizio web che permette di interrogare un database contenente i dati pubblici dei soggetti economici; questa funzione è attivabile con l'opzione "Utilizza servizio di ricerca identificativi fiscali online" e il servizio, per essere attivato, richiede obbligatoriamente la presenza di un contratto Digital Hub attivo per l'azienda che si sta utilizzando.
L'uso del servizio estende anche le possibilità di intervento sui dati anagrafici, consentendo all'utente di forzare la scrittura dell'indirizzo PEC se trovato (opzione "Imposta indirizzo PEC/ufficio iPA all'indirizzo di destinazione FE se non risulta compilato") e di impostare un soggetto come bloccato qualora la Partita I.V.A. risulti cessata ("Imposta 'Cliente bloccato' se la partita I.V.A. risulta cessata"). Inoltre è possibile evitare il controllo online per i soggetti che presentano i dati di fatturazione elettronica già compilati, attivando l'opzione "Ignora i clienti per i quali risultano già specificati i dati per la fatturazione elettronica".