Casistica
Cos'è la copia analogica della fattura elettronica? Quando e a chi deve essere inviata?
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Copia analogica
La cosiddetta copia analogica è una stampa cartacea (o in formato PDF) che rappresenta la fattura elettronica in formato XML.
A fronte di emissione di fattura elettronica verso consumatori finali, privi di indirizzo telematico, lo SdI non sarà in grado di consegnare la FE al cliente; pertanto, questa verrà depositata in un’apposita area riservata (del cliente) sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In tale circostanza il fornitore sarà tenuto ad inviare al consumatore finale una copia analogica della fattura stessa.
Lo stesso comportamento potrà essere adottato per alcune tipologie di clienti, per esempio gli operatori in regime di vantaggio o forfettario; a fronte di questi soggetti, il fornitore potrà facoltativamente inviare la copia analogica della fattura, informandoli, in questo caso, che il documento elettronico originale potrà essere consultato e scaricato dalla propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
Nei "Parametri Emissione Fatturazione Elettronica" (menu "Base \ Archivi Vendite"), all’interno della scheda "Impostazioni Predefinite", è possibile definire a quali soggetti deve essere consegnata la copia analogica della fattura ed il contenuto che si vuole inviare/stampare, scegliendo tra la sola fattura elettronica (valore predefinito), oppure la fattura elettronica ed il fincato (se allegato al file XML). Per i consumatori finali (soggetti italiani privati senza P.IVA), il comportamento predefinito è quello di stampare sempre la copia analogica, mentre per gli altri soggetti italiani o stabiliti in Italia, la copia analogica verrà stampata/inviata solo se non risulta indicato un indirizzo PEC o SdI. L’utente ha comunque la facoltà di impostare i parametri in modo differente, a seconda delle proprie necessità.
In "Anagrafica Clienti" (menu "Base"), per ogni singolo soggetto, sarà inoltre possibile stabilire delle eccezioni rispetto al comportamento indicato nei parametri avvalendosi dell'opzione "Stampa copia analogica", presente nella scheda "Vendite \ Fattura elettronica" (sezione "Opzioni predefinite stampa e allegato PDF").
La stampa della copia analogica risulta effettuabile in diversi momenti all’interno della procedura:
- nella scelta "Gestione documenti", al momento dell’invio al SdI, oppure una volta che si è generato il file XML, mediante il pulsante di stampa (la cui precedente funzione di stampa non fiscale è ora disponibile con click destro del mouse selezionando la voce "Stampa copia fac-simile fattura elettronica");
- all’interno della scelta "Collegamento a Digital Hub - Fatturazione Attiva", al momento dell’invio al SdI, oppure dopo che sono stati generati i file XML manualmente, mediante click destro del mouse alla voce "Stampa copia analogica (selezionati)";
- mediante la scelta specifica "Stampa copie analogiche Fatture Elettroniche" (menu "Vendite \ Fatturazione Elettronica"), che prevede la possibilità di utilizzare dei filtri sui documenti, di effettuare la ristampa anche dei documenti per cui è già stata stampata una copia analogica e di forzare la stampa della copia analogica anche per i clienti per i quali non è richiesta.
Nota
La fattura elettronica si considera emessa anche in caso di "mancata consegna", ed è quindi corretto vederla nella scheda"Iter completato".
Nel caso in cui, per cause non imputabili al SdI il recapito non fosse possibile, il SdI rende disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata ("cassetto fiscale") del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Il cedente/prestatore è tenuto a comunicare al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nel suo "cassetto fiscale"; la comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica
La copia analogica non è prevista in modo predefinito per le Pubbliche Amministrazioni e per i Soggetti Esteri. Se necessario l’impostazione può essere modificata in modo specifico nell’Anagrafica Clienti.
Nota
Per quanto riguarda una eventuale dicitura (ad esempio "Copia non valida...") da apporre sulla copia analogica della fattura allegata al file XML, ad oggi NON vi è alcun obbligo normativo. Attualmente la stessa Agenzia delle Entrate non ha espresso una posizione definitiva, pur considerando che per i clienti con partita IVA si tratta di un documento non fiscale, mentre per quelli senza partita IVA (consumatori finali) il documento ha anche valenza fiscale, essendo disponibile nel cassetto fiscale del contribuente.
Copia fac-simile
La copia fac-simile della fattura elettronica consiste in una stampa non fiscale che l'utente può effettuare in qualunque momento, ad esempio per proprio utilizzo interno qualora ne volesse conservare una copia nel vecchio formato cartaceo. È possibile effettuare questa stampa dalla scelta "Gestione documenti", tramite click destro del mouse selezionando dal menu contestuale la voce "Stampa copia fac-simile fattura elettronica".