Come gestire gli ordini da cliente
Generalmente, per le aziende che operano all'ingrosso, la vendita è preceduta da una prenotazione o ordine, da parte del cliente. Gli ordini possono essere ricevuti direttamente, attraverso la propria rete di vendita diretta o indiretta, o previa emissione di offerta formale da parte dell'azienda venditrice. Per poter dare evasione all'ordine è necessario conoscere la quantità disponibile degli articoli a magazzino (vedere il comando Controllo Disponibilità del modulo di Magazzino). Mediante i comandi del modulo Ordini da Clienti, l'azienda può acquisire gli ordini e, dopo il controllo della disponibilità degli articoli, stampare le conferme d'ordine, predisporre le liste di prelievo per il magazzino, quindi evadere gli ordini e generare i documenti di vendita.
Nota
Nella gestione ordini clienti viene usata la seguente terminologia:
- Quantità ordinata = quantità ordinata dal cliente
- Quantità estratta = quantità estratta nella lista di prelievo pronta per essere consegnata al cliente, ma per la quale non è ancora stato emesso un documento di vendita (D.d.T. o fattura) con il comando Genera Documenti
- Quantità consegnata = quantità già consegnata in acconto/saldo
La Quantità estratta si azzera e diventa Quantità consegnata quando si genera il documento di fatturazione.
Ciclo di vita degli ordini
Il ciclo di vita degli ordini da clienti può essere schematizzato come segue:
| Seq. | Operazione | Stato |
| 1 | Inserimento ordine | Inserito |
| 2 | Stampa Conferma d'Ordine | Stampato |
| 3 | Estrazione nella Lista di prelievo | Evasione |
| 4 | Genera Documenti | Generato |
Lo "stato" dell'ordine si riferisce al flag interno di identificazione degli ordini. In alcuni comandi, come per esempio in Interroga Ordini Clienti o nella stampa Lista Ordini Clienti lo "stato" serve per selezionare gli ordini che devono essere considerati.
- Non stampati = Non stampati in definitivo (solo inseriti)
- Stampati in definitivo = Stampata la conferma d'ordine
- In evasione = Effettuata la preparazione della Lista d'ordine con estrazione delle quantità da consegnare
- Saldati = Generati i documenti di fatturazione
Nota
In alternativa alle voci 3 e 4, l'ordine può essere evaso direttamente con il comando Gestione Documenti della fatturazione.
Gestione dei decimali
Quando si imposta il lavoro con il modulo Ordini occorre definire il numero di decimali che si desiderano gestire per le quantità ed i valori. Il numero di decimali, che deve essere indicato in Anagrafica Aziende, può essere compreso tra "0" e "3". Se si indica zero si intende che i valori utilizzati devono sempre essere interi, ovvero "alla lira", mentre se si indica un numero diverso da zero si potranno immettere ed interrogare i dati comprendendo anche i decimali. Una volta impostato il numero di decimali, è indispensabile non variarlo più per evitare problemi di gestione dei dati. E' anche possibile definire i decimali che devono essere stampati sulle conferme d'ordine. Infatti, anche quando si crea un modello di stampa con la procedura Fincati è richiesto il numero di decimali per le quantità e i valori. Questi dati dovrebbero corrispondere a quelli definiti in Anagrafica Aziende. Se tuttavia differiscono, si tenga presente che saranno i dati presenti sui fincati ad avere prevalenza nelle stampe.