Introduzione al modulo Lotti

Nella presente sezione si illustrano i principali aspetti della gestione dei lotti in azienda, si introducono brevemente la normativa e alcune definizioni preliminari, si illustrano gli scopi della gestione lotti, l'organizzazione, i dati di identificazione di un lotto, l'aggiornamento e la consultazione delle informazioni relative al lotto nei processi aziendali.

Modulo Gestione Lotti

In una normale gestione del magazzino si registrano i movimenti di entrata e di uscita di merce classificata secondo criteri omogenei in codici articoli. L'articolo identifica quindi un insieme di prodotti avente caratteristiche omogenee. Per uno stesso articolo si può avere la necessità di dettagliare maggiormente le movimentazioni, nasce quindi l'esigenza di gestire i lotti.

Quando la logistica è gestita in parte o interamente a lotti, si desidera tracciare un insieme di informazioni comuni proprie di un particolare gruppo di articoli che si differenziano da quelle di un altro gruppo dei medesimi articoli. Predisporre un sistema di tracciabilità significa poter all'occorrenza risalire alla storia, all'utilizzazione o all'ubicazione del prodotto che si sta considerando.

Cos'è la tracciabilità

I termini “tracciabilità” (tracking) e “rintracciabilità” (tracing) vengono spesso utilizzati come sinonimi. In realtà, identificano due processi speculari e interconnessi.

La tracciabilità è il processo che segue il prodotto da monte a valle della filiera e fa in modo che, ad ogni stadio attraverso cui passa, vengano lasciate opportune tracce.
La rintracciabilità è il processo inverso, che deve essere in grado di raccogliere le informazioni precedentemente rilasciate.

Nel primo caso, il compito principale è quello di stabilire quali agenti e quali informazioni debbano “lasciare traccia”; nel secondo, si tratta di evidenziare lo strumento tecnico più idoneo a rintracciare queste “tracce”. Si distinguono 2 tipi di tracciabilità:

Tracciabilità interna: è la tracciabilità lungo tutto il processo o la trasformazione svolta da ciascun partner sui suoi prodotti. Ha luogo indipendentemente dai partner commerciali e si concretizza in una serie di procedure interne, specifiche di ciascuna azienda, che consentono di risalire alla provenienza dei materiali, al loro utilizzo e alla destinazione dei prodotti.
Tracciabilità di filiera: si tratta di un processo inter-aziendale, che risulta dalla combinazione dei processi di tracciabilità interni, uniti da flussi di comunicazione. La realizzazione di sistemi di tracciabilità interna costituisce un prerequisito senza il quale non vi può essere tracciabilità di filiera.

La tracciabilità di filiera è un processo non governabile da un singolo soggetto, ma basato sulle relazioni tra gli operatori. Con la procedura è possibile gestire la tracciabilità interna, dove ciascun operatore nel proprio ambito cataloga le merci in entrata e annota le merci in uscita registrando una serie di informazioni. Ricordiamo che la filiera è l'insieme delle aziende che concorrono alla formazione, distribuzione e commercializzazione di un prodotto alimentare (ad esempio: il produttore agricolo, il centro di raccolta, il trasformatore, il confezionatore, il distributore).

Definizione di Lotto

In generale definiamo LOTTO ogni quantitativo omogeneo di articoli che entra in azienda (o che viene prodotto in azienda). Distinguiamo due tipi di lotto: il lotto di produzione e quello di identificazione.

Lotto di produzione: è l'insieme di partite di prodotto caratterizzate da omogeneità di composizione, tempi, spazi, tecniche di trattamento, scadenze ecc.
Lotto commerciale (o di identificazione): è l'insieme di partite di prodotto caratterizzate da omogeneità di origine, indipendentemente dal fatto che gli articoli provengano o meno dallo stesso processo produttivo.

Col modulo Lotti è possibile gestire entrambe le casistiche.

Si consideri il processo produttivo di un medicinale. In una determinata giornata le confezioni di medicinale prodotte sono associate a un particolare lotto di produzione, che ha caratteristiche omogenee e ha una sua data di scadenza; il giorno successivo si ha un altro lotto dello stesso medicinale, con un'altra data di scadenza. Si consideri invece l'arrivo di una partita di formaggi in un'azienda: tutti i formaggi arrivati (risultanti dal documento di trasporto) vengono raggruppati in un unico lotto di identificazione, indipendentemente dal fatto che gli articoli risultino più o meno omogenei. In questo caso c'è omogeneità di origine.

Normativa

Il regolamento CE del 28 gennaio 2002 n. 178 entrato in vigore dal 1 gennaio del 2005 indica, in sintesi, che tutti i soggetti economici (aziende) che si incontrano nella filiera produttiva (produzione, trasformazione e distribuzione) hanno l'obbligo della rintracciabilità che si realizza prima di tutto con l'etichettatura/identificazione dei prodotti alimentari e con la capacità di individuare gli anelli a monte e a valle della catena: si deve sapere da quale fornitore è arrivato un lotto e a quali clienti è stato spedito (intendendo per clienti le aziende e non i clienti al dettaglio).

Per quanto concerne la definizione di lotto di produzione l'articolo 13 del Decreto Legislativo 27 gennaio 1992, n. 109 'Attuazione delle direttive n. 89/395/CEE e n. 89/396/CEE concernenti l'etichettatura, la presentazione e la pubblicità dei prodotti alimentari' riporta in sintesi che il lotto di produzione è un insieme di unità dello stesso prodotto che ha subito il medesimo processo di trasformazione e che presenta determinate caratteristiche omogenee e predefinite. La dimensione del lotto è solitamente determinata dalla natura stessa dei diversi processi produttivi, ovvero dalle modalità organizzative con cui diversi flussi in entrata vengono organizzati in flussi in uscita. In base all'articolo 13 d.lgs. 109/92 le aziende che si occupano della produzione e del confezionamento dei prodotti alimentari devono essere in grado di attribuire un codice lotto di produzione e di stampare sull'etichetta sia le informazioni relative all'articolo che l'identificativo del lotto.

Obiettivo della Gestione Lotti e finalità del sistema di identificazione:

Attorno al tema della tracciabilità ruotano una serie di esigenze e di interessi provenienti da diversi soggetti: istituzioni, imprese, consumatori.

Istituzioni: Prevenire delle frodi
Impresa: Ricercare i vantaggi commerciale. Favorire il controllo Risk management (ovvero acquisire una maggiore consapevolezza di tutti i fattori di rischio che possono compromettere il raggiungimento degli obiettivi di business, sviluppare controlli, tecniche di gestione e comportamenti organizzativi volti a mitigare l'esposizione al rischio). Favorire l'integrazione con altri sistemi di gestione: Qualità, Produzione, Logistica…
Consumatore: Necessità di aumentare la Consumer Confidence (Fiducia del consumatore). Bisogno di trasmettere maggiori informazioni

Tralasciando gli obblighi normativi riguardanti determinati settori, perché concretamente l'azienda adotta un sistema di tracciabilità?

Risalire alle caratteristiche del prodotto (parti costitutive, lotto di appartenenza, processi produttivi adottati)
Ricostruire la sua storia tecnico-commerciale (passaggi di proprietà, cambiamento di destinazione, accertamento delle cause di inconvenienti, ecc.)
Richiamare un prodotto se si riscontra un rischio per la salute umana e l'ambiente
Agevolare l'identificazione ed il controllo di effetti indesiderati sull'ambiente e sulla salute delle persone e degli animali
Contribuire al controllo delle informazioni sull'etichetta.

La tracciabilità permette alle aziende di lanciare anche altri messaggi, ovvero che:

il prodotto non cela alcun mistero dietro la sua produzione
l'azienda lo attesta con una formale ammissione di responsabilità

Questi due messaggi instaurano una relazione rassicurante fra il cliente e il produttore. Concludiamo dicendo che la tracciabilità rende quindi trasparente il sistema e permette un contatto fra chi produce, chi distribuisce e chi consuma.

Tramite la Gestione Lotti la procedura offre le seguenti opportunità:

permette di gestire i lotti di identificazione e di produzione con le relative movimentazioni;
prevede le necessarie procedure di alimentazione (nel ciclo passivo, in quello attivo, nel lancio dell'ordine di produzione e nelle 'trasformazioni' del lotto);
permette di gestire la rintracciabilità come richiesto dalla normativa (gestione a lotti di identificazione);
risponde alle esigenze di chi vuole gestire lotti omogenei di merce (gestione lotti di produzione) e in particolare permette di gestire i lotti nei processi produttivi legandoli all'evento del lancio di un ordine di produzione.

Organizzazione del modello di gestione dei lotti

Un magazzino gestito a lotti prevede la descrizione di un insieme di informazioni che servono per caratterizzare ogni lotto. E' necessario premettere che non tutti gli articoli sono gestiti a lotti, per esempio un'azienda che produce sedie imbottite può tracciare con lotti solo un sottoinsieme del materiale d'acquisto: può distinguere con caratteristiche diverse lotti di legname (qualità, umidità), lotti di vernice, lotti di pellami (qualità, tonalità), ma non è interessata a trattare a lotti la ferramenta. I dati che ogni lotto deve poter gestire sono:

informazioni di identificazione;
informazioni logistiche;
informazioni di stato (aperto, sospeso, chiuso);
informazioni di tracciabilità;
informazioni fisiche, dimensionali e gestionali.

Informazioni di identificazione di un lotto

Ogni lotto deve poter essere identificato da un codice univoco, che rappresenta il nome del lotto: molti sistemi lasciano completa libertà all'utente, definendo il nome lotto come campo libero, i sistemi più evoluti prevedono invece un codice strutturato. Il codice identifica alcune informazioni caratterizzanti del lotto; comunque, in questi casi c'è sempre un progressivo numerico che rende univoco il nome. Per esempio, se si desidera definire la merce in entrata, un codice può essere composto da anno, sigla che identifica il fornitore (esempio 'VER') e progressivo numerico, e quindi sarà 2006-VER-00023 (dando per scontato che il fornitore VER non invierà più di 99999 lotti in un anno).

Informazioni logistiche

Le informazioni logistiche tipiche riguardano la giacenza e l'ubicazione del lotto. Ogni movimentazione di articoli trattati a lotti deve identificare anche i lotti che vengono movimentati. Queste informazioni sono definite normalmente come informazioni aggiuntive alla riga di dettaglio del movimento di magazzino che specificano i lotti movimentati. Oltre alle operazioni di carico e scarico di quantità relative ad un lotto esiste anche la possibilità di riservare una parte di lotto ad uno scopo prefissato, ad esempio per un ordine di produzione o nella lista di prelievo creata per l'allestimento degli ordini clienti.

Per coprire un fabbisogno può essere necessario indicare uno o più lotti e si possono prevedere politiche di utilizzo dei lotti diverse per fornire una risposta automatica ad ogni necessità: se si hanno più lotti in acquisto di un articolo per coprire una richiesta dovuta a una produzione interna, l'utente può definire esattamente i lotti da utilizzare oppure la politica aziendale può stabilire che i lotti vengano consumati secondo un criterio ben definito, per esempio:

se si utilizza la logica FIFO la copertura utilizza i lotti a partire dal più vecchio;
se si adotta la politica FEFO (First Expire First Out) sono i lotti che scadono per primi ad essere utilizzati prima.

Informazioni di stato

Solitamente i lotti sono caratterizzati da uno stato che ne esprime il concetto di validità. Tipologie tipiche di validità gestite dal programma sono:

aperto: è lo stato del lotto quando non è stato ancora utilizzato, ovvero le quantità non sono state consumate completamente per la vendita o per la produzione (o trasformazione);
sospeso: è lo stato del lotto che è stato momentaneamente reso indisponibile dall'utente, tramite opzione di sospensione in anagrafica lotti;
chiuso: è lo stato che caratterizza il lotto completamente esaurito, le cui quantità sono state interamente utilizzate per la vendita o per la produzione (o trasformazione).

Informazioni di tracciabilità

La tracciabilità permette di seguire la vita di un articolo e i processi a esso collegati. Si hanno i due seguenti tipi di tracciamento.

Tracciabilità dalla sorgente. Una sorgente può essere:
- fornitura esterna con riferimenti documentali;
- denuncia di produzione con riferimenti documentali;
- carico per movimentazione interna con riferimenti documentali.
Tracciabilità dalla terminazione. Un punto terminale può essere:
- vendita con riferimenti documentali;
- prelievo per produzione con riferimenti documentali;
- prelievo per movimentazione interna con riferimenti documentali.

Operando a rovescio è possibile, per esempio da una contestazione da parte di un cliente, tracciare il lotto di prodotto finito, i lotti di semilavorati coinvolti, i processi produttivi e infine i lotti di materia prima in ingresso.

Informazioni fisiche e gestionali

Sono tutte le informazioni che completano la struttura di un lotto. Mentre alcune possono essere considerate standard altre sono proprie di ogni realtà aziendale. Le caratteristiche più comuni sono: data di produzione del fornitore, data di scadenza, qualità, umidità, peso, volume, numero serie iniziale e finale, ecc.

Aggiornamento e consultazione delle informazioni relative al lotto

La procedura prevede che in tutti i punti in cui c'è una movimentazione di magazzino vengano o richiesti o calcolati automaticamente i lotti di riferimento. I punti principali sono:

ricezione materiali: creazione dei lotti (punto sorgente); all'arrivo della merce si possono adottare due modalità di classificazione dei lotti: per ogni riga del documento di trasporto si indica un unico lotto di identificazione, oppure si indicano i diversi lotti omogenei di produzione che compongono il quantitativo da acquisire;
spedizione materiali: chiusura totale o parziale dei lotti (punto terminazione);
controllo qualità: movimentazione dei lotti;
movimentazione produttiva: chiusura totale o parziale dei lotti utilizzati (punto terminazione) e creazione dei nuovi lotti (punto sorgente);
movimentazione logistica interna: movimentazione dei lotti.

Nei punti sorgente (ovvero dove nasce il lotto), deve essere prevista anche la compilazione dei dati anagrafici e descrittivi del lotto.