È prevista una ricerca dei dati anagrafici partendo da una P.I., sfruttando servizi on line?

A partire dalla versione 6.2.1 di Gestionale 1, solo se attivo il collegamento al Digital Hub Zucchetti, sarà possibile usufruire del nuovo Servizio di Ricerca Anagrafica che consentirà, tramite ricerca per Partita IVA, di verificare i dati anagrafici relativi ad aziende italiane iscritte alla CCIAA. Sarà discrezione dell’utente finale procedere direttamente con l’aggiornamento dell’anagrafica dei clienti, andando a modificare o completare alcune informazioni, quali ad esempio: ragione sociale, nazione, sede legale, indirizzo destinazione FE, ecc.

Questo nuovo servizio sarà integrato nella nuova scelta “Controlla Archivi FE” (menu Vendite \ Fatturazione elettronica \ Utilità). Con un aggiornamento successivo alla versione 6.2.1, verrà reso disponibile anche nella scelta “Anagrafica Clienti”, quindi, a seconda che si tratti di un soggetto italiano piuttosto che estero, verrà utilizzato il nuovo servizio di ricerca, oppure il servizio VIES, quest’ultimo già disponibile con le versioni precedenti, in grado di verificare se la P.I. è autorizzata ad effettuare operazioni intracomunitarie.

Nel nuovo servizio di ricerca anagrafica oltre alla PEC è possibile mostrare anche il codice SDI (se registrato presso l’Agenzia delle Entrate)?

Il codice SdI non è un dato presente nella banca dati della Camera di Commercio, pertanto non è un dato di cui possiamo disporre nelle funzionalità del gestionale.

Nel caso in cui il servizio di ricerca anagrafica riscontrasse una Partita IVA cessata, è possibile non bloccare l’anagrafica del cliente?

Assolutamente sì, è discrezione dell’utente finale, optare per il blocco o meno del soggetto.

Esiste un’utilità massiva in grado di impostare che il cliente è in regime di fatturazione elettronica e riportare il codice destinatario SDI inserito con il pulsante “Precompila dati FE”?

Con il caricamento del s.p. 6.2.1, in fase di aggiornamento dati, le informazioni inserite tramite il pulsante “Precompila dati Fe”, verranno riportate nell’anagrafica del cliente nella scheda Vendite \ Fattura elettronica, contestualmente alla compilazione automatica del valore “Predefinito” nel nuovo campo “Modalità di fatturazione”. Quest’ultimo dato, insieme all’informazione relativa alla “data di inizio della modalità di fatturazione elettronica per i soggetti italiani” (nuova informazione presente nei “Parametri Emissione Fatturazione Elettronica \ Impostazioni predefinite”), consentirà alla procedura di verificare che a fronte di un soggetto italiano venga emessa fattura cartacea fino al 31/12/2018, mentre a partire dal 01/01/2019 verrà controllato che la fattura emessa sia di tipo elettronico.

La procedura guidata (wizard) per l’acquisizione delle fatture elettroniche ricevute dai fornitori è possibile solo con l’acquisto del nuovo modulo?

Sì, il nuovo modulo G1IFECG – Contabilizzazione assistita consente l’acquisizione sia delle fatture elettroniche ricevute dai fornitori, che delle fatture elettroniche emesse con un altro software NON Zucchetti, sfruttando la nuova procedura guidata (wizard).

Se si inserisce una causale contabile che prevede reverse charge viene registrata anche autofattura e giroconto? E se avessi il collegamento con la contabilità analitica?

La procedura di acquisizione è in grado di registrare fatture di acquisto sia con reverse charge totale che parziale, con registrazione automatica dell’autofattura e del giroconto.

Più in generale, al termine dell’acquisizione della fattura elettronica, sulla conferma finale che precede la creazione del movimento contabile IVA, la procedura consente di effettuare tutte quelle registrazioni automatiche già previste nel gestionale relative a: contabilità analitica, ritenuta d’acconto, cespiti, movimenti Intrastat, ratei e risconti.

Chi non ha acquistato il modulo G1IFECG come deve procedere per acquisire le fatture elettroniche dei fornitori?

In mancanza del modulo G1IFECG è possibile effettuare un’associazione manuale tra la fattura elettronica ricevuta e il movimento contabile; quest’ultimo può essere già presente nella contabilità del gestionale, oppure può essere creato contestualmente all’associazione. In entrambi i casi la procedura permette di visualizzare i documenti XML ricevuti e di mostrarne il contenuto in un formato semplice e leggibile, così da facilitarne l’inserimento manuale in contabilità.

Nel momento delle registrazioni delle fatture di acquisto si possono selezionare più sezionali di acquisti?

Il registro IVA proposto è quello associato alla causale contabile utilizzata, è discrezione dell’utente andare ad indicare eventualmente un sezionale differente.

Per l'acquisizione dei documenti di acquisto si è parlato di valore "Appreso"; una volta appresa l’associazione dell’informazione con i codici del gestionale, la stessa viene riproposta perché memorizzata. È possibile successivamente modificare il dato "Appreso" memorizzato?

Una volta che la procedura ha appreso un dato è possibile comunque cambiare idea, pertanto, modificando direttamente il dato, la procedura apprenderà il nuovo valore riproponendolo la volta successiva (senza doversi preoccupare delle informazioni apprese in precedenza).

Inoltre, sempre in fase di acquisizione dei documenti, è possibile sfruttare una modalità operativa avanzata che permette, a fronte di un determinato valore, di non utilizzare l’apprendimento automatico ma di attribuire all’associazione in essere un criterio differente. È possibile operare questo intervento agendo sul pulsante “Origine valori” presente nelle diverse pagine proposte in fase di acquisizione del documento elettronico.

Si può impostare automaticamente la data di registrazione degli acquisti che corrisponda alla data di ricezione del documento allo SDI?

Attraverso l’impostazione dei “Parametri Acquisizione Fattura Elettronica”, è possibile indicare quale valore debba assumere la data di registrazione della fattura: “Ultima data di registrazione” oppure “Data di sistema”.

L’informazione della data di ricezione invece verrà introdotta con il s.p. 6.2.1 e compilata in automatico nel caso in cui l’acquisizione delle fatture elettroniche venga effettuata attraverso la contabilizzazione assistita, in presenza di Digital Hub; la data proposta sarà quella di ricezione della fattura direttamente sull’Hub.

Nel caso in cui l’acquisizione venisse effettuata attraverso l’associazione manuale (indipendentemente dalla presenza del Digital Hub), la data di ricezione dovrà essere compilata manualmente dall’utente. La procedura verificherà che la data di ricezione sia maggiore o uguale alla data del documento e minore o uguale alla data di registrazione.

È possibile modificare le scritture contabili registrate in automatico con la contabilizzazione assistita, per esempio le descrizioni?

È possibile modificare la descrizione del movimento come in contabilità e le descrizioni aggiuntive; una volta registrato si può anche modificare il movimento da Gestione Movimenti (menu Contabilità).

Come deve essere configurata la causale contabile per la fattura elettronica?

La configurazione della causale contabile utilizzata per la fattura elettronica è simile a quella adottata per la registrazione della fattura cartacea, è necessario porre attenzione al registro IVA associato che si vuole utilizzare. È altrettanto importante configurare una causale per le fatture, una per le note di credito e una per le note di debito.

Come deve procedere il cliente che si appoggia al Digital Hub del commercialista?

L’utente G1, anziché attivare direttamente il servizio Digital Hub Zucchetti, può decidere di avvalersi della sottoscrizione al Digital Hub del proprio commercialista. In questo caso, il commercialista dovrà creare nel proprio ambiente del DH, le aziende cedenti (un’azienda per ogni singolo cliente) e per ognuna di esse specificare l’opzione “Abilita subfornitura”, che permetterà la creazione e l’invio di nuove credenziali all’utente G1. Quest’ultimo dovrà provvedere ad acquistare un “prodotto attivatore” e, conseguentemente, inserire le credenziali ricevute nel gestionale all’interno della scelta “Parametri Digital Hub” (menu “Base \ Menu Utilità”) per confermare l’attivazione del servizio. Con questa modalità operativa l’utente avrà la facoltà di operare effettuando l’acquisizione dei documenti presenti sull’azienda a lui intestata all’interno dell’ambiente Digital Hub del commercialista, sfruttando tutte le funzionalità del gestionale descritte nel presente documento.

Come si inseriscono le credenziali per agganciarsi al Digital Hub Zucchetti del commercialista?

Le credenziali di accesso al Digital Hub, vengono sempre inserite nella scelta “Parametri Digital Hub”, anche nel caso in cui il cliente si appoggi all’Hub del commercialista.

I modelli di stampa (fincati) che fino ad ora le aziende hanno utilizzato per la stampa dei documenti di vendita servono ancora? Se sì, per quali documenti?

Nel file XML esiste già la possibilità di incorporare il fincato, ed è possibile visualizzarlo per chi riceve la fattura, oppure utilizzarlo ai fini dell’invio della copia analogica, stampandolo o inviandolo direttamente tramite mail.

Ci sono comunque dati integrativi indicati nel file XML che non vengono riportati sul fincato, che rimane invece inerente ai dati del gestionale. Possiamo dire che il fincato è rappresentativo nel momento in cui non esistono dati integrativi che discordano con il contenuto della fattura elettronica. Ad esempio, se si modificassero i dati del pagamento si rischierebbe di avere sul file XML delle informazioni che non trovano riscontro con quelle riportate sul fincato, pertanto è necessario prestare molta attenzione al modo di operare.

Infine è importante prestare attenzione anche alle dimensioni del fincato che si vorrà utilizzare, si ricorda infatti che esiste un limite sulle dimensioni: gli allegati non possono superare i 2 MB, mentre il file intero firmato non può superare i 5MB.

Per i consumatori finali la stampa della copia analogica viene effettuata secondo il foglio di stile ministeriale o anche con quello AssoSoftware?

Ad oggi abbiamo previsto solo di tipo ministeriale, la valuteremo come richiesta di miglioria.

Per la conservazione sostitutiva Zucchetti è necessario il modulo G1ADA ?

Il modulo G1ADA consente di effettuare l’archiviazione delle fatture elettroniche di acquisto e di vendita (file XML), cosicché la ricerca dei documenti di proprio interesse possa risultare più veloce ed essere effettuata in pochi passaggi. Non deve essere confusa con la Conservazione Digitale che, diversamente dall’archiviazione elettronica, è regolamentata da apposita normativa.

La conservazione digitale delle fatture elettroniche è un obbligo di legge; la Zucchetti offre un servizio di conservazione perfettamente integrato con il Digital Hub.